Il Ministero del Lavoro apre alla consegna digitale della documentazione di assunzione, ma a condizioni precise. L'interpello n. 2/2026, pubblicato il 30 settembre 2026 in risposta a un quesito del Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro, ammette la messa a disposizione online delle informative sul rapporto di lavoro. Per le dichiarazioni del neo assunto, però, serve la firma digitale: l'accesso con SPID o CIE non basta. Per chi ha un'attività, la semplificazione non è automatica, ma una decisione operativa con costi e responsabilità da mettere in conto.
La consegna online della documentazione di assunzione diventa possibile
La documentazione informativa sul rapporto di lavoro può essere caricata in un'area riservata della piattaforma aziendale, accessibile solo al lavoratore interessato. È lo stesso spazio digitale, tipicamente, dove sono già pubblicate le buste paga. Non serve più consegnarla a mano né spedirla in formato cartaceo.
L'apertura poggia su due precedenti richiamati dallo stesso Ministero. Con l'interpello n. 1/2008 era stata ritenuta ammissibile la consegna del prospetto paga via PEC; con l'interpello n. 13/2012 la consegna era stata estesa alla posta elettronica ordinaria o a un'area riservata protetta da password. Tra il primo di questi passaggi e l'interpello 2/2026 sono passati 18 anni: la novità è che oggi il principio viene applicato in modo organico a tutti i documenti del rapporto di lavoro che non richiedono una manifestazione di volontà del lavoratore.
I requisiti che la piattaforma aziendale deve rispettare
La messa a disposizione dei documenti è ammessa solo se il processo garantisce standard tecnici definiti. Il datore di lavoro deve assicurare:
- identificazione dell'utente e sicurezza del processo di accesso;
- accessibilità e disponibilità dei documenti, intese come possibilità di visionarli, conservarli e riprodurli;
- integrità dei documenti;
- tracciabilità della data di messa a disposizione;
- tracciabilità della data di presa visione, ove richiesta dalla disciplina del singolo documento.
Più documenti possono essere resi disponibili contestualmente, anche con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente per ciascun documento la data di messa a disposizione e la relativa presa visione. Sul fronte tecnico fanno riferimento il Codice dell'amministrazione digitale e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Per le dichiarazioni del lavoratore serve la firma elettronica
Quando il documento contiene una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore — la scelta sulla destinazione del TFR è l'esempio classico — la sola autenticazione non basta. Il documento digitale deve essere sottoscritto con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.
Il Ministero distingue due momenti: l'identificazione del lavoratore, per cui SPID e CIE sono coerenti con l'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD, e la formazione e sottoscrizione del documento. L'identificazione con SPID o CIE non è equivalente all'apposizione di una firma elettronica: servono entrambe le fasi. La CNS (Carta nazionale dei servizi) non è utilizzabile come equivalente, perché la norma richiama espressamente solo SPID e CIE. Il Ministero esclude inoltre che l'articolo 65 del CAD possa fungere da fondamento, dato che riguarda le istanze verso pubbliche amministrazioni, non i rapporti con un datore di lavoro privato.
Una soluzione ammessa è la firma elettronica avanzata realizzata secondo l'articolo 26 del Regolamento eIDAS e gli articoli 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013: il firmatario, già identificato anche via SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso ricevuto su un dispositivo nella sua disponibilità.
Chi gestisce la piattaforma e quali rischi restano in capo all'impresa
La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal professionista incaricato (per esempio il consulente del lavoro) o da un fornitore di servizi. La responsabilità dell'adempimento e del rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali resta però in capo al datore di lavoro.
Due vincoli pesano sulla scelta. Primo: un'eventuale indisponibilità, anche temporanea, della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti; l'impresa deve assicurare modalità alternative di consegna e conservarne evidenza. Secondo: la consegna può avvenire anche via PEC o altri strumenti telematici che diano prova dell'avvenuta consegna, ma in ogni caso il datore deve poter dimostrare l'effettiva consegna e la riconducibilità delle dichiarazioni ai lavoratori, anche in sede di ispezione.
Vale anche un principio già fissato nel 2008: gli oneri tecnici non devono gravare sul lavoratore. Per un'impresa che digitalizza le assunzioni, questo significa mettere a disposizione del neo assunto gli strumenti informatici necessari per ricezione, consultazione e stampa dei documenti.
La partita, in sostanza, si sposta dalla carta alla piattaforma. Chi delega al consulente o a un fornitore esterno compra un processo già conforme, ma non trasferisce la responsabilità; chi gestisce in autonomia deve verificare di poter provare, documento per documento, cosa è stato consegnato, quando e a chi — e, per le dichiarazioni, che siano state sottoscritte con la firma giusta.
