A partire da settembre 2026, ogni azienda che conguaglia permessi della legge 104 o congedi straordinari dovrà inserire un dato in più nel flusso UniEmens, oppure rischia concretamente di vedersi respinto il credito. Il messaggio INPS 2287 del 7 luglio 2026 rende obbligatoria la compilazione dell’elemento <BaseRif>: una modifica che impatta direttamente le procedure di elaborazione paghe e la gestione dei flussi contributivi per qualunque impresa con dipendenti che fruiscono di queste tutele.
Cosa scatta da settembre per le aziende
Il nuovo obbligo riguarda la sezione InfoAggCausaliContrib del flusso UniEmens. Finora l’elemento <BaseRif> era facoltativo; dalla competenza di settembre 2026, per sette specifici codici di conguaglio diventa un campo da valorizzare obbligatoriamente. Chi omette l’informazione produce un flusso irregolare, con il concreto pericolo che l’INPS disconosca il conguaglio e recuperi i contributi non versati, applicando le ordinarie sanzioni civili.
L’azienda deve quindi organizzarsi per tempo: verificare che il software paghe sia aggiornato per gestire il nuovo tracciato, formare l’ufficio personale e, nel caso di studi professionali esterni, accertarsi che il consulente abbia recepito la novità.
I sette codici di conguaglio coinvolti
L’integrazione tocca tutti i principali istituti di conguaglio legati all’assistenza a familiari con disabilità grave o alla condizione del lavoratore stesso. Ecco i codici interessati, con il relativo evento di riferimento:
- L300 – Conguaglio prolungamento congedo parentale giornaliero per bambino con disabilità grave fino a 8 anni (evento YA1)
- L301 – Conguaglio prolungamento congedo parentale giornaliero per lo stesso bambino tra 8 e 14 anni (evento YA2)
- L302 – Conguaglio permessi orari per figli con disabilità grave fino a 3 anni (evento XB3)
- L303 – Conguaglio permessi mensili (giornalieri/orari) per assistere coniuge, convivente di fatto, unito civile, parenti e affini entro il terzo grado con disabilità grave (evento RA1)
- L306 – Conguaglio permessi orari fruiti dal lavoratore con disabilità grave (evento QB5)
- L307 – Conguaglio giorni di permesso mensili fruiti dal lavoratore con disabilità grave (evento TA1)
- L308 – Conguaglio congedo straordinario per assistere gli stessi soggetti del codice L303 (evento MD1)
Tutti questi codici conguaglio richiedono ora l’indicazione puntuale della retribuzione teorica nel campo <BaseRif>.
Come si compila il nuovo campo BaseRif
La regola di valorizzazione cambia a seconda della tipologia di evento.
Per i permessi legge 104 (art. 33, commi 3 e 6, e art. 42 comma 1 del D.Lgs. 151/2001), <BaseRif> va compilato con la retribuzione teorica del mese di riferimento dell’evento. Per il congedo straordinario (art. 42 comma 5) e per il prolungamento del congedo parentale, invece, serve la retribuzione teorica del mese precedente a quello in cui l’evento si colloca.
C’è un’eccezione da tenere a mente: se il lavoratore è stato assunto e licenziato nello stesso mese di rilevazione, si prende a riferimento la retribuzione teorica del mese interamente lavorato.
Oltre a <BaseRif>, l’INPS ricorda di non trascurare gli altri campi già previsti dal flusso UniEmens per questi conguagli: retribuzione teorica complessiva, giorni retribuiti, percentuale di part-time, codice fiscale del dante causa e la corretta associazione tra codice evento e codice conguaglio. Un errore su uno qualsiasi di questi elementi può bloccare l’operazione di conguaglio.
Perché il dettaglio sulla retribuzione teorica diventa decisivo
La scelta dell’INPS punta ad automatizzare i controlli di congruità sui conguagli. Inserire la retribuzione teorica corretta, ancorata a un mese preciso, consente all’Istituto di verificare in modo puntuale che l’importo compensato corrisponda a quanto effettivamente spettante. Per le imprese questo significa una tracciabilità maggiore, ma anche un rischio di errore più concreto: una retribuzione teorica sbagliata o inserita con il mese di riferimento errato può invalidare l’intera denuncia per quel lavoratore.
L’impatto operativo è rilevante soprattutto per le aziende con più dipendenti che alternano permessi mensili e congedi straordinari in mesi differenti: il personale amministrativo deve incrociare correttamente il mese dell’evento, il tipo di conguaglio e la retribuzione teorica da indicare. Un controllo manuale poco accorto, o un software non allineato, espone a contestazioni.
L’unica strada per evitare sorprese è agire prima di settembre 2026: chiudere i test con il fornitore del software paghe, verificare le causali già esposte nei mesi precedenti e, se necessario, sanare eventuali flussi arretrati prima che l’obbligo entri a regime.
