A partire dal 1˚ gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo della Fattura Elettronica, introdotta dalla Legge di Bilancio 2018. Per non arrivare impreparati, ecco la guida utile e Tutorial che ti aiuta a capire come funzionerà, quali saranno i vantaggi e quali saranno le sfide per le imprese, i Liberi Professionisti e tutti i titolari di Partita IVA obbligati ad adottare il sistema di fatturazione elettronica tra soggetti privati.
Fattura elettronica: cosa cambierà dal primo gennaio 2019?
Il primo gennaio si sta sempre di più avvicinando e i cambiamenti in materia fiscale previsti per il nuovo anno 2019 incutono non pochi timori e preoccupazioni da parte dei soggetti titolari di Partita IVA (imprese, Liberi Professionisti, Freelancer, Commercianti, Artigiani, etc.).
Occorre chiarezza in materia di fatturazione elettronica tra soggetti privati dato che questo sistema rappresenterà un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano, in linea con quanto auspicato dall’intento riformistico adottato già in diversi Stati dell’UE.
La Fattura Elettronica o anche detta E-Fattura o E-Invoice si differenzia dalla forma cartacea per due motivi: il primo è che deve necessariamente essere compilata con un pc, un tablet o uno smartphone o con altro dispositivo elettronico connesso alla Rete Internet. Dunque, si tratta di una vera e propria rivoluzione “paperless” che porterà a ridurre gli sprechi di carta, di inchiostro, e soprattutto, di tempo nell’emissione, conservazione, invio e conservazione delle fatture.
La seconda differenza tra fattura in formato elettronico e su supporto cartaceo riguarda il fatto che deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI): per procedere con la compilazione della Fattura Elettronica rimangono gli stessi parametri della cartacea, con l’aggiunta dell’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è una sorta di “postino virtuale” che svolge determinate funzioni, come verificare se sulla fattura sono presenti tutti i dati obbligatori ai fini fiscali, se è presente l’indirizzo telematico (PEC) del cliente a cui verrà recapitata la Fattura e, infine, controlla che sono riportati la Partita Iva/Codice fiscale del fornitore e del cliente.
Una volta riportati i dati obbligatori richiesti in Fattura, e firmata digitalmente, il SdI la consegnerà al destinatario con tanto di ricevuta di recapito segnalando a chi è stata trasmessa, l’ora, e la data di consegna. Resta in vigore la predisposizione della c.d. ossia Fattura Elettronica Differita entro il 15 del mese successivo, cosa che darà all’utente più tempo per trasmettere al SdI la fattura Elettronica.
Tutorial accesso alla Piattaforma dell’Agenzia delle Entrate
Agenzia delle Entrate per agevolare i contribuenti fiscali ha predisposto una piattaforma, o meglio, una vera e propria suite può essere utilizzata gratuitamente per avere accesso alle Fatture e Corrispettivi, per predisporre il documento contabile, inviare ed archiviare nello spazio cloud.
Per accedere al sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, occorre essere in possesso delle credenziali Spid, Entratel o Fisconline e inserire il numero di Partita IVA/Codice fiscale. Una volta inserite le credenziali, si deve selezionare il profilo di utenza (me stesso, incaricato, tutore, delegato, etc.).
Una volta effettuato l’accesso, selezionare il servizio fatturazione elettronica, con due possibilità: selezione delle operazioni di fatturazione elettronica vera e propria (espletare l’iter per generare la fattura, riceverla, inviarla, e conservarla) oppure scegliere un indirizzo al quale far arrivare tutte le fatture elettroniche.
Si può creare un Qr code, una sorta di “biglietto da visita” che indica tutti i dati per predisporre e inviare l’E-Invoice. Nella sezione “Consultazione” si può visualizzare tutte le fatture elettroniche trasmesse via SdI o ricevute.
Fattura Elettronica
Per procedere con la generazione della fattura elettronica in formato xml, si può utilizzare un software da installare sul pc senza dover ogni volta procedere alla connessione Internet. Si tratta di una procedura web veloce che consente di accedere al servizio di “fatturazione elettronica” presente sulla Home Page.
Fatturazione Elettronica
Se si vuole generare la fattura elettronica, si deve selezionare l’opzione corretta fra Fattura PA, Fattura Ordinaria e Fattura Semplificata, queste ultime rivolte ai soggetti privati. Infatti, grazie ai dati presenti in Anagrafe tributaria, nella pagina relativa alla compilazione dei dati personali, si troveranno già precompilati i campi relativi alle informazioni che l’Agenzia delle Entrate è in possesso.
L’importante per procedere alla corretta generazione della fattura elettronica è compilarla con l’indicazione dei dati identificativi del documento fiscale: numerazione e data. Al termine della predisposizione del file, è possibile controllare tutti i dati, e salvarli in xml. Inoltre, si può sempre visualizzare il file anche in formato PDF. Per procedere all’invio bisogna cliccare su “Trasmissione”, funzione che consente anche di scegliere il file da inviare fra quelli salvati sul proprio computer.
Utilizzo di altri software gestionali e app
Per la Fattura Elettronica si deve disporre di un pc, un tablet o uno smartphone e utilizzare un programma software che consenta la compilazione della fattura in formato XML. Come abbiamo visto nel Tutorial poc’anzi spiegato, per inviare e ricevere le fatture elettroniche, oltre alla suite approntata dall’Agenzia delle Entrate, si può utilizzare un software, ovvero un gestionale contabile acquistabile online, scaricabile su proprio pc o dispositivo elettronico.
Utilizzare un software gestionale semplificherà tutto il lavoro gestendo con rapidità e funzionalità la fatturazione elettronica: in pochi minuti si potranno produrre fatture e preventivi, tenere sotto controllo costi e profitti, disponendo di uno scadenzario automatico si potrà gestire pagamenti in entrata e in uscita, gestendo il tutto con la massima precisione e rapidità.
Il terzo modo per inviare/ricevere fatture è l’utilizzo di App Fatturae, per tablet o smartphone scaricabile dagli store Android o Apple. Questa modalità è adatta, soprattutto, per i soggetti in mobilità che si possono collegare dal proprio smartphone ovunque si trovino, senza vincoli spaziali e temporali.
Fattura elettronica tra soggetti privati: quali sono i vantaggi?
Con il sistema di fatturazione elettronica il consumo della carta sarà notevolmente ridotto, come i costi di stampa e di spedizione nonché di conservazione dei documenti; inoltre, si potrà utilizzare gratuitamente l’apposito servizio predisposto dall’Agenzia delle Entrate, oppure acquistare altro software o gestionale contabile reperibile online oppure scaricare l’App sul proprio smartphone.
Sarà possibile rendere più rapido il sistema di contabilità acquisendo la Fattura in formato XML (eXtesible Markup Language), riducendo i costi di gestione ed evitando errori che spesso si possono generare nell’immissione manuale dei dati. Ti senti pronto per iniziare a familiarizzare con il sistema di fatturazione elettronica? Non farti intimorire e non arrivare impreparato al primo gennaio 2019!
